Achats & Marchés de Travaux

Les activités d’Achats sont un élément clé dans l’exécution des projets en maîtrise d’œuvre (MOE) ou clé en main. Nos équipes s’appuient sur un processus Achats très précis et qui gèrent dans le cadre des projets le cycle complet des achats, des matériels et des équipements, ainsi que les contrats relatifs aux Marchés de Travaux.

Nos équipes Achats & Marchés de travaux 

La phase achat englobant l’achat de marchés de travaux, d’équipements, de matériel, de packages ou encore contrats de services est une phase comportant des risques importants dans l’exécution des projets en phase de réalisation, en ordre et pour compte client (MOE/EPCm), ou pour son propre compte (EPC - clé en main). Nos équipes s’appuient sur un processus Achats rigoureux afin de piloter les consultations depuis le sourcing jusqu’au passage des commandes dans le cadre des projets. ERAS dispose également de compétences pour assurer les activités d’expediting/relance et le suivi des divers marchés et commandes (notamment achats de travaux/prestations complémentaires, gestion des réclamations fournisseurs et entreprises etc..). L’objectif est de permettre à ERAS et ses clients de sécuriser leurs projets en ayant une solution d’exécution robuste dans le respect du CAPEX ciblé avec un engagement planning. Afin de minimiser les risques associés à l’ensemble de la supply chain du projet.

Les phases du processus Achats & Marchés

Management des Achats

En début de projet un plan de coordination Achats est établi en fonction des spécificités du projet (client, lieu de réalisation, nature du contrat, complexité, taille, durée…). Ce plan définit les responsabilités d’ERAS, du maître d’ouvrage, des partenaires éventuels dans le processus Achat pour s’adapter aux règles et pratiques clients en la matière et notamment : gestion de confidentialité, préqualifications fournisseurs/entreprises, traçabilité des échanges de clarifications, découpes budgétaires, impositions CRM type SAP, etc..

Un plan d’allotissement est également développé spécifiquement, en lien avec les attentes du client et les enjeux du projet.

Enfin, un reporting de l’avancement des consultations et ensuite du suivi des commandes est pris en charge, tout au long du projet.

Sourcing des fournisseurs par lot

Une liste de fournisseurs et d’entreprises à consulter pour chacun des lots identifiés est constituée avec des apports de la base de données fournisseurs d’ERAS et de celle du client pour mise en commun. Plusieurs éléments sont pris en compte : éléments techniques communiqués par les différents responsables de lots, contraintes particulières du client, retour d’expérience sur la prestation des fournisseurs. S’il venait à manquer des fournisseurs, une phase de sourcing peut être lancée afin de pré-qualifier des nouvelles entreprises ou fournisseurs, selon des critères à convenir (références similaires, ressources internes, capacités études d’exécution, solvabilité, comptes de résultat, certifications, éléments HSE etc.).

La prestation d’ERAS peut aller jusqu’à l’audit des différents fournisseurs. 

La gestion de la confidentialité au moyen d’accord de secret négociés individuellement avec les fournisseurs & entreprises peut être également réalisé par ERAS.

Consultations pour chaque lot de fournitures ou travaux

  • Constitution des dossiers d’appels d’offres : rédaction du règlement de consultation, des spécifications techniques, des cahiers des charges particuliers (CCTP), établissement des métrés, des bordereaux de prix (DPGF), du cadre contractuel proposé (CCAP), du planning prévisionnel des prestations etc.
  • Lancement des consultations.
  • Réception des offres avec gestion des critères de confidentialité définis avec le client.
  • Analyses techniques et commerciales des offres via des tableaux comparatifs des offres (TCO) tous critères – mieux disance : schéma d’exécution, prix, délais, mémoire technique, conditions contractuelles, garanties de performance, certifications, sécurité… ; comparer les réponses aux exigences de l’AO et alignements si nécessaire.
  • Clarifications techniques et commerciales et mise à jour des TCO en fonction des offres révisées.
  • Négociations contractuelles et commerciales.
  • Recommandation.
  • Mise à jour des documents « bon pour commande ».

Gestion des commandes

Lancement de la commande, suivi administratif (assurance, garantie bancaire, déclarations sociales, cotisations etc.), vérification de la facturation, achat et contractualisation de prestations supplémentaires (avenants) et gestion des réclamations fournisseurs.

En fin d’affaire, clôtures des diverses commandes puis évaluations fournisseurs.

Suivi des commandes (expediting)

Validation des documents, suivi de l’avancement, inspections en usine, réceptions en usine (FAT) selon protocoles clairement définis.

Vérifications des activités d’emballage et de transport, contrôles lors de la réception sur site, organisation et gestion du magasin.

Organisation des interventions des fournisseurs pour assistance au démarrage (SAT) lorsque prévu dans la commande.

NB : le service Achat peut également être sollicité en phase amont des projets :
  • APS : allotissement et stratégie d’achat
  • APD : pré-consultations en vue consolidation budget